¿No te da la vida para llegar a todo? ¿Te cuesta organizarte? ¿Te gustaría ser persona más eficiente? ¿Quieres saber cómo gestionar tu tiempo para evitar el estrés?
En la actualidad estamos muy sobrecargados de trabajo y de compromisos, vivimos estresados y siempre pendientes del reloj. Muchas personas desean hacer diversas actividades o quieren ver a determinados amigos, pero “no tienen tiempo”. Curiosamente, aquellas que más éxito tienen, y más atareadas están, es fácil quedar con ellas y siempre que les pedimos nos sacan tiempo para ayudarnos. Además, tiene tiempo para sus hobbies, para sus familias y amigos. Cuál es su secreto: gestionan bien el tiempo.
El jueves pasado impartí un webinar sobre la Gestión del estrés. Para tratar este tema nos adentraremos en un cuento de sobra conocido por todos: Alicia en el país de las maravillas ¿Recuerdas el personaje del conejo? No paraba de escuchar una voz que le hacía pensar: “Llegas tarde, estás perdiendo el tiempo” que representa su ansiedad y su auto exigencia.
Como explico en mi libro Claves del coaching, para aumentar la efectividad en nuestras actividades diarias podemos clasificarlas en dos categorías: urgentes e importantes. Las urgentes deben realizarse de manera inmediata, mientras que las importantes debemos realizarlas una vez “apagado” el fuego de las urgentes. Es lo que llamaríamos el espacio de los bomberos, porque quienes ubican allí la mayor parte de su tiempo se lo pasan “apagando incendios”. Estas cosas suelen apilarse: mientras más incendios apagas, más incendios aparecen. Es uno de los principales métodos de desperdicio del tiempo. Tu misión principal es prevenir que aparezcan.
Algunas otras cosas responden a un cruce diferente: son urgentes y no importantes. Son urgentes porque deben resolverse ya, pero son no importantes porque no generan ningún valor prioritario en sí mismo. Estas cosas son pequeños detalles que cualquier otro podría hacer por nosotros si delegamos, pero que, si decidimos hacerlas nosotros mismos, consumen grandes cantidades de tiempo sin facilitar que avancemos en la dirección que se supone deberíamos avanzar. Quienes dedican todo su tiempo a esto, viven en el espacio de los carpinteros, se pasan la vida haciendo “carpintería menor”, pequeñas tareas sin mucha relevancia, pequeñas reparaciones que consumen el tiempo y que generalmente son cíclicas, es decir vuelven a presentarse una y otra vez.
Las cosas no urgentes ni importantes no sólo no requieren hacerse ya, sino que además no nos aportan nada. Por ejemplo, pasar mucho tiempo mirando las redes sociales el último día de la entrega de un proyecto, irte de compras cuando debes preparar una reunión, etc.
Esta parte pertenece a las ya mencionadas fugas de energía. Las personas que ocupan allí el 80% del tiempo nunca logran nada porque, sencillamente, están muy ocupadas no haciendo nada. Frente a esto, hay una frase que deberías utilizar como lema si quieres utilizar esta estrategia: “Si necesitas hacer algo urgente, pídeselo a quien tiene mucho trabajo, porque quien no tiene nada que hacer, siempre está ocupado”. Por último, aquello que es importante pero no urgente. Engloba las tareas que no requieren resolverse de manera inmediata, pero que conviene planificar a corto o medio plazo.
Vamos a realizar una actividad que te ayudará a priorizar. Anota en un papel todas las cosas que tienes que hacer en esta semana, desde las más urgentes como la entrega de un proyecto o preparar la comida, a las menos relevantes como llamar a un amigo que hace tiempo que no ves o apuntarse a clases de inglés, típicas cosas que tienes en mente pero nunca haces.
Seguramente, en un primer momento, el primer cuadro de urgente e importante es el que más lleno esté. Haz que se vaya quedando vacío, buscando personas en las que delegar, agendando tareas para las próximas semanas y olvidando aquellas que no vas a llevar a cabo en un periodo medio de tiempo.
¿De qué te has dado cuenta al hacer esta actividad? ¿Te ha costado quitar actividades urgentes e importantes y pensar en delegar, agendar o tirar tareas a la basura?
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